Generalforsamling:
Liste til dirigent
Region:
Dagsorden for generalforsamling
Den:
Dagsorden:
Valg af dirigent (Navn) Så over tager dirigenten (dagsorden rettidig udsendt 21 dage før, fremsendt den)
Valg af referent (Navn)
Valg af stemmetæller (hør i salen, der skal være to)
Beretning om regionens aktiviteter og bestyrelsens planer for det kommende år. (Navn)
Fremlæggelse af regnskab, og planer for anvendelse af formue. (NAvn)
Forslag fra bestyrelsen. (er der forslag skrives de her).
Indkomne forslag fra medlemmerne – bedes fremsendt senest 14 dage før mødet. (er der forslag skrives de her)
Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
På Valg er: (skriv hvem der er på valg og hvem der modtager genvalg og ikke modtager)
(er der nogen som ikke modtager valg – skriv her forslag til nye best. medlemmer)
Husk at spørge om der er andre forslag?
Kommer der flere forslag er der valg.
Suppleanten vælges efter valg til bestyrelsen. (Navn)
Eventuelt (der må vi se om der kommer noget)
Konstituering:
Når generalforsamlingen er forbi bør de ny/gamle bestyrelsesmedlemmer straks konstituere sig samme dag.
Der vælges formand, næstformand.
Der skrives referat ved mødet, både generalforsamling og konstituerende møde.
Husk at underskrive referat.
Underskrevet referat og regnskab sendes til sekretæren som sender ud til alle medlemmer i Regionen.
Efter matchplan for næste år, (fremsendt til best.) fordeles alle matcher blandt bestyrelsesmedlemmerne.
Der aftales møde i januar – februar hvor alle invitationer til året skal være aftalt, (husk at få aftalen på mail).
Sker der formands skift skal afgåede formand overdrage alle fuldmagter til ny formand inden årets udgang.
Nye/gamle best. Medlemmer (hvis de ønsker det) som endnu ikke har fuldmagt til bankkonto skal fremsende kopi af sygesikringsbevis og pas/kørekort enten til regionens formand, som så sender det videre til banken inden januar.
Fuldmagter skal være på plads senest 28. februar.
Banken:
Til banken skal bruges kopi af sygesikringsbevis (det gule) og pas/kørekort.
Liste med CPR og adresse på bestyrelses medlemmer.
Underskrevet vedtægter.
Underskrevet referat fra konstituerende møde.
Kontoen skal laves så der kun kan ske overførsler ingen hævekort.
Golftræfs CVR nummer: 21680389
Husk Regionerne er en underafdeling af Landssstyregruppen.
Matcher:
Alle invitationer skal være færdige senest medio marts – fremsendes til LS formand – for at alt er på hjemmesiden inden året starter op.
Der laves budget for alle matcher, tjek med året før hvis man er i tvivl om hvor mange der måske vil komme, det er bedre at beregne med for lidt deltagelse som for mange. Kommer der for mange kan overskuddet bruges til at nedbringe pris på næste match eller klappræmier.
Budget for matcher fremsendes til landsformand.
Husk at bestille rigeligt med enkeltværelse til overnatnings matcher.
Tjek op i løbet af året om I stadig har værelserne.
Bestil musik i god tid.
Opdateret startliste fås ved landsformand.
Startliste skal fremsendes til LF senest mandag inden matchen afholdes.
Som derefter fremsender til deltagerne.
Husk at tage foto af vinderne.
Husk at Nye medlemmer gerne skal ud med nogen fra bestyrelsen.
Tag godt imod nye medlemmer.
Listen over dem der ikke har modtaget velkomstgave har LS formand, I vil få besked om hvem det drejer sig om.
Udleveres velkomstgave skal I sende en liste over medlemsnummer så listen kan opdateres.
Regnskab:
Der opstilles budget og regnskab over hver match.
På regnskabsbilag skal deltager antal stå og om der er over/underskud.
Bilag skal forefindes på alt hvad der betales fra foreningskonti.
Opgørelse af div. Matcher bedes fremsendt til LS formand når disse er afholdt.
Der laves revideret regnskab til generalforsamling hvor medlemmerne informeres om årets gang.
Regnskab går fra 1. oktober til 30. september.
Regnskab og alle bilag fremsendes til revisor først i efter årets sidste match.
Er regnskab blevet godkendt af revisor skal endeligt regnskab underskrives af revisor, formand eller næstformand i regionen.
Derefter fremsendes endelig underskrevet regnskab til medlemmerne i regionen og indsættes på hjemmesiden.
Bestyrelsen:
Da det altid er formanden som informeres af LS skal formanden altid videre give oplysningerne til sin bestyrelse.
Der afholdes ca. 2 møder om året, et i foråret og et inden årsmøde.
Til første landsmatch inviteres alle bestyrelser til møde i LS.
En vigtig ting er kommunikation mellem alle.
En god tone og godt samarbejde.
1. dec. 2016
Landsformanden